當(dāng)回件答復(fù)問題的時候,最好把相關(guān)的問題抄到回件中,然后附上答案。不要用簡單的,那樣太生硬了,應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述,讓對方一次性理解,避免再反復(fù)交流,浪費(fèi)資源?! ?/div>
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復(fù)雜的問題,多個收件人頻繁回復(fù),發(fā)表看法,把郵件越RE越高,這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié),刪減瘦身,突出有用信息?! ?/div>
5.要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨(dú)一個人知道的事,單獨(dú)回復(fù)給他一個人就行了。
如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng),應(yīng)該replay all,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通,不要當(dāng)著所有人的面,不停的RE來RE去,與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前,要三思而行!
6.主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復(fù),浪費(fèi)資源,可在文中指定部分收件人給出回復(fù),或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考,無需回復(fù)”。